Saviez-vous que l'on perd environ 20 minutes par jour à chercher des objets et des dossiers dans nos bureaux? Que vous soyez travailleur autonome ou encore que ce soit uniquement pour payer vos factures, un bureau organisé vous permettra d'accomplir vos tâches beaucoup plus efficacement. Voici comment s'y prendre pour réorganiser votre bureau à la maison.
Emplacement
- Une pièce séparée : idéalement, choisissez une pièce séparée où vous éviterez de vous faire déranger par les membres de votre famille et qui vous permettra aussi de fermer la porte à la fin de votre journée de travail et de faire le vide jusqu'au lendemain.
- Beaucoup d'air et de lumière : la pièce doit avoir suffisamment de lumière et d'air pour que vous puissiez y travailler confortablement. Dites-vous que confort égal productivité.
- Poste de travail : si vous manquez d'espace et que vous devez partager la pièce, assurez-vous que votre poste de travail soit permanent et dédié à vous et à votre travail.
Planification
Un bureau de travail à la maison requiert plus d'espace et de matériel qu'un bureau hors de la maison, par contre la planification reste la même.
- Assurez-vous d'avoir les éléments essentiels : une surface de travail assez grande pour y déposer vos dossiers de travail, une chaise confortable et ajustable et un classeur. Si vous travaillez à domicile, vous aurez aussi besoin d'un ordinateur et de périphériques, d'un téléphone et d'une ligne téléphonique indépendante, d'une connexion Internet. Avez-vous besoin d'autres équipements? Si votre espace est restreint, optez pour un ordinateur portable et des périphériques multifonctionnels.
- Pensez efficacité lorsque vous disposez vos meubles et vos autres composantes. La disposition en L ou en U est-elle préférable dans votre espace? Regardez attentivement ce que vous avez afin de déterminer ce qui vous manque. Avez-vous assez de tiroirs ou de classeurs? L'espace de rangement fermé est essentiel si vous ne voulez pas évoluer constamment dans le désordre.
- Votre bureau doit être organisé selon vos habitudes de travail. Questionnez-vous : comment aimez-vous travailler? De quel genre d'espace avez-vous besoin? Avez-vous besoin de fenêtres ou d'une entrée pour vos clients?
Organisez votre poste de travail
- Faites une liste de vos tâches quotidiennes et asseyez-vous à votre bureau. Imaginez un cercle de la longueur de vos bras... C'est là que vous devez placer les choses que vous utilisez régulièrement, elles doivent être à proximité.
- Organisez votre surface de travail correspondant à votre flux de travail.
- Positionnez le téléphone du côté opposé à votre « bonne main » de cette façon vous n'écrirez pas par-dessus le fil du téléphone.
- Placez les choses en fonction de leur utilisation, moins vous les utilisez, plus loin vous pourrez les placer.
Élimination du désordre
Comme pour toute autre pièce de la maison, vous aurez à faire un petit ménage. Commencez par les principes de bases.
1. Faites l'inventaire, triez le contenu et ne gardez que les choses utiles! Dédiez quelques heures à cette étape et commencez par votre surface de travail. Posez-vous ces questions : est-il nécessaire de garder ce papier et aurez-vous à le consulter de nouveau? Est-ce que vous pouvez le classer ou le scanner?
2. Débarrassez-vous des éléments qui ne sont pas reliés au travail (ou déplacez-les). Du point de vue psychologique, il est plus facile de se concentrer dans un endroit dédié au travail que dans un endroit qui sert d'entrepôt pour les objets perdus de la maison.
3. Créez un système de classement personnalisé pour vos documents. Si vous avez la « pilomanie » et que votre bureau est enseveli sous la paperasse, vous bénéficierez d'un bon système, mais pour qu'il soit efficace, il doit être adapté à vos besoins.Voici comment le structurer :
- Examinez vos tâches quotidiennes et établissez des catégories de documents en conséquence.
- Les titres doivent vous permettre d'en reconnaître rapidement le contenu.
- Identifiez vos filières par catégorie et alphabétisez les dossiers à l'intérieur des différentes catégories. Vous pouvez garder à portée de main un panier où vous déposerez au fur et à mesure les documents à classer et, une fois par semaine vous n'aurez qu'à classer vos documents à l'endroit approprié.
4. Faites le ménage de vos anciens dossiers et ce, avant d'acheter un nouveau classeur, car plus vous avez d'espace de rangement, plus vous aurez tendance à garder!
5. Vos fournitures doivent être rangées dans un tiroir à portée de main et non sous la pile de papier du coin. Organisez votre tiroir grâce à de petits contenants. Ne gardez que ce qui fonctionne et jetez le reste. Gardez-vous un petit surplus d'inventaire pour ne pas avoir à courir et acheter les choses nécessaires à la dernière minute : cela vous permettra de mieux gérer votre temps. Gardez une liste des articles qui sont toujours nécessaires et diminuent au fur et à mesure. Votre surplus peut être placé à l'écart de votre surface de travail dans un cabinet ou un tiroir pour ne pas l'encombrer.
6. Allouez un endroit spécifique pour la correspondance entrante et sortante. Faites de même pour les revues, journaux ou autres documents à lire. Des corbeilles empilables sont d'excellents outils de travail à condition qu'elles soient vidées régulièrement.
7. Éliminez le fouillis des cordons électriques qui sortent de l'ordi, de l'imprimante, du scanner, du téléphone en les regroupant grâce avec des attaches de plastique ou un cache-cordons. Prenez soin de les identifier au préalable, vous éviterez ainsi de devoir tous les débrancher avant de trouver le bon.
8. Rangez votre surface de travail tous les soirs. Vous commencerez la journée du lendemain d'un meilleur pied!
Bonne organisation!